Valokeilassa

Vaatimukset elävät läpi projektin

Vaatimusmäärittelyn arvon it-projekteissa tunnustavat kaikki projekteihin osallistuvat, mutta silti siinä epäonnistutaan valitettavan usein. Keinot parempaan tekemiseen ovat kuitenkin jo olemassa.

Vaatimusmäärittely. Sehän tehdään aina it-projektin alussa. Työn tilaaja haastatellaan, ja sen perusteella syntyy pilkuntarkka dokumentaatio, jonka perusteella kehittäjät ja koodarit, jotka eivät suinkaan ole itse olleet mukana vaatimusmäärittelyssä, toteuttavat työn. Näin syntyvä valmis tuote on juuri sitä, mitä tilaaja on toivonut. Näinhän se on aina mennyt ja näinhän sen pitää aina mennä, vai kuinka?

– No ei, sanovat Samlinkin kehitysasiantuntija Erri Javola ja palvelumuotoilija Anniina Jaskari-Kaaronen kuin yhdestä suusta.

– Tuo on vanhentunutta ajattelua, joka ei ota huomioon sitä, kuinka monimutkaisia vaatimuksia tilaajilla nykyään on ja kuinka nopeasti käyttäjien tarpeet saattavat tänä päivänä muuttua, Jaskari-Kaaronen sanoo.

Vaatimusmäärittely on oleellinen osa projektin kaikissa vaiheissa.

Pelkkä tilaajan haastattelu projektin aluksi ei enää riitä.

– Meidän on tutustuttava tilaajan, käyttäjien ja mahdollisten sidosryhmien tarpeisiin perusteellisesti, jotta saamme tietää, mihin ongelmaan ratkaisua ollaan hakemassa. Vaatimusmäärittelyvaiheessa on syytä olla määrittelijöiden ja asiakkaiden lisäksi mukana myös testaajien ja kehittäjien edustajat. Näin saadaan monitahoisempi ymmärrys ongelmasta ja siitä, millaista ratkaisua ongelmaan ollaan hakemassa, Javola selittää.

Nykyaikaisessa mallissa määrittely ei tapahdu ainoastaan projektin alussa, vaan on oleellinen osa tekemistä kaikissa sen vaiheissa. Koko ajan pohditaan, onko suunta oikea ja vastaako tekeminen varmasti tilaajan ja käyttäjien tarpeisiin. Näin yllättävä muutostenhallinnan tarve vähenee vanhaan ajatteluun verrattuna.

– Uudessa mallissa yksinkertaisesti oletetaan vähemmän. Sen sijaan asiakasta halutaan ymmärtää syvällisesti. Erilaiset tarpeet ja varsinkin finanssialalle tyypilliset monimutkaiset riippuvaisuudet selvitetään perusteellisesti yhdessä koko projektiryhmän kanssa, Jaskari-Kaaronen sanoo.

Maailma ei jäädy

Projektin koko elinkaaren ajan tapahtuva määrittely vaatii joustavuutta ja ketteryyttä työn toimittajalta, mutta myös tilaajan pitää olla valmis muuttamaan ajatteluaan.

– Tilaajan täytyy olla valmis ottamaan vastaan tukea esimerkiksi ongelman ymmärtämisen ja vaatimusten kartoittamisen osalta. Hyvä it-palvelujen tarjoaja pystyy osallistamaan tilaajaa aktiivisesti ja hyödyntämään käyttäjiltä saatua palautetta projektin eri vaiheissa. Siksi tilaajankin täytyy sitoutua projektiin uudella tavalla, Jaskari-Kaaronen sanoo.

Asiakas saa tulokset nähtäväkseen säännöllisten demojen kautta.

Toisaalta tilaajan mahdollisuus ohjata toimintaa paranee uuden ajattelumallin myötä.

– Maailma ei jäädy kesken projektin, vaan tilaajan tarpeet saattavat muuttua. Siksi tekemistäkin tulee kehittää läpi koko projektin. Asiakas saa nähtäväkseen määrittelyn ja toteutuksen tulokset hyvin aikaisessa vaiheessa säännöllisten demojen kautta eikä vasta sitten, kun työ on valmis. Asiakkaan varhainen osallistuminen tuotosten katselmointiin auttaa varmistamaan, että lopputulos vastaa mahdollisimman hyvin esitettyyn tarpeeseen, Javola toteaa.

Koulutuksesta keinoja uudenlaiseen määrittelyyn

Samlinkin henkilöstölle ollaan valmistelemassa uutta virtuaalikoulutusta, joka keskittyy vaatimusmäärittelyn kehittämiseen. Koulutuksessa paneudutaan muun muassa metodeihin, joiden avulla asiakkaan tarpeet voidaan kartoittaa kattavasti. Lisäksi koulutus korostaa kaikkien projektissa mukana olevien roolien merkitystä vaatimusmäärittelyn onnistumisessa.

– Koulutuksessa annetaan eväitä esimerkiksi workshoppien pitämiseen ja neuvottelutaitojen kartuttamiseen. Lisäksi se avaa palvelumuotoilun merkitystä vaatimusmäärittelyssä. Koulutuksen suorittaneilla on valmiudet palvella asiakkaitamme entistä paremmin, sanoo koulutusta rakentavan tiimin jäsen, kehitysasiantuntija Erri Javola.